Бывший директор не передаёт документы и 1С: что делать собственнику

Смена директора часто проходит тяжело. Участник принимает решение, новый руководитель вступает в должность, а прежний не выходит на связь, «не успевает» передать дела или прямо отказывается. Компания при этом продолжает работать: идут платежи, приходят счета-фактуры, сдаются отчёты. Ниже — порядок действий, который мы применяем на практике.

1. Закрепите полномочия нового директора

Оформите решение участника (протокол общего собрания) о прекращении полномочий прежнего директора и назначении нового. Зарегистрируйте изменение руководителя через egov.kz или ЦОН — пока сведения в государственной базе не обновлены, банки и контрагенты будут считать руководителем прежнего директора.

2. Перекройте доступ к деньгам

• Обратитесь во все банки, где открыты счета компании, с решением участника и выпиской о новом руководителе. Попросите заблокировать доступ прежнего директора к интернет-банкингу и заменить документы с образцами подписей.
• Выпустите новые ЭЦП компании на нового директора, а старые попросите отозвать.
• Смените пароли к кабинету налогоплательщика, ИС ЭСФ и другим государственным системам.

Чем быстрее это сделать, тем меньше платежей можно будет провести от имени компании после смены руководства.

3. Письменно потребуйте передачи дел

Направьте прежнему директору уведомление о передаче документов, печати, ЭЦП, базы 1С, ключей и имущества. Укажите конкретные дату, время и место передачи. Отправляйте так, чтобы сохранилось подтверждение получения: заказным письмом с уведомлением, курьером под подпись, на электронную почту и в мессенджер.

Если ответа нет — направьте повторное уведомление. Если директор сам назначил дату, а затем не явился, это тоже важно зафиксировать.

4. Зафиксируйте отказ актом

В назначенный день соберите комиссию (новый директор, представитель участника, юрист, ревизор). Если прежний директор не пришёл и не прислал представителя, составьте акт об отказе от передачи документов и имущества. Подпишите его всеми членами комиссии.

5. Проведите инвентаризацию

Приказом нового директора назначьте инвентаризацию товарно-материальных запасов и основных средств. Комиссия сверяет фактическое наличие с данными учёта и оформляет протокол и сличительные ведомости. Недостача, установленная в отсутствие материально-ответственного лица, который сам отказался участвовать, — одно из ключевых доказательств ущерба.

6. Восстановите картину без 1С

Отсутствие базы 1С не останавливает проверку. Движение денег восстанавливается по первичным государственным и банковским данным:

• выписки всех банков за весь период — кому, когда и с каким назначением уходили деньги;
• ИС ЭСФ (esf.gov.kz) — какие счета-фактуры выставлены и получены, есть ли встречное исполнение по платежам;
• кабинет налогоплательщика — сданные отчёты, налоги, лицевые счета;
• сведения egov и аналитических сервисов — кто учредители и руководители контрагентов, есть ли связь с прежним директором.

По этим данным видно оплаты без документов, платежи связанным лицам, круговые схемы, выплаты самому директору и операции, которые не отражены в учёте.

На что обращать внимание

• Массовые платежи индивидуальным предпринимателям за «транспортные» и «прочие» услуги.
• Расходы на доставку, сопоставимые со стоимостью самого товара или превышающие её.
• Снятие наличных и подотчётные суммы без авансовых отчётов.
• Оплаты контрагентам, у которых нет встречных счетов-фактур.
• Деньги, которые прошли через несколько компаний и вернулись к исходному получателю.
• Документы, внесённые в учёт «задним числом», и работа под учётными записями уволенных сотрудников.

7. Рассчитайте ущерб и обратитесь в органы

Итогом проверки становится акт ревизии или аналитический отчёт: хронология, установленные обстоятельства, реестры операций и обоснованный расчёт имущественных требований. С ним юрист готовит заявление в правоохранительные органы (например, по признакам присвоения или растраты вверенного имущества — ст. 189 УК РК) и иск о взыскании убытков. Если будет назначена судебная экономическая экспертиза, отчёт помогает сформулировать вопросы эксперту.