Смена директора в ТОО: как принять дела и защитить компанию

Смена директора — нормальное событие в жизни компании. Но именно в этот момент собственник рискует потерять контроль: доступы к счетам, документы и сведения об имуществе находятся у прежнего руководителя, а новый ещё не знает, в каком состоянии ему досталась компания. Ниже — общий порядок действий, который помогает пройти этот этап спокойно.

1. Оформите смену руководителя

Примите решение участника (или общего собрания участников) о прекращении полномочий прежнего директора и назначении нового. Зарегистрируйте изменение через egov.kz или ЦОН: пока сведения в государственной базе не обновлены, банки и контрагенты будут работать с прежним руководителем.

2. Возьмите под контроль счета и доступы

• Сообщите во все банки о смене руководителя и обновите документы с образцами подписей и доступы к интернет-банкингу.
• Выпустите ЭЦП компании на нового директора, а прежние ключи отзовите.
• Обновите доступы к кабинету налогоплательщика, ИС ЭСФ, учётной программе, корпоративной почте и другим системам.

3. Организуйте передачу дел

Заранее согласуйте с прежним директором дату, время и место передачи. Составьте перечень того, что передаётся: учредительные и бухгалтерские документы, договоры, печати, ключи, ЭЦП, доступы, имущество. Передачу оформите актом приёма-передачи, который подписывают обе стороны и члены комиссии.

Если передача по какой-то причине не состоялась, это тоже нужно зафиксировать документально — актом комиссии с указанием даты и обстоятельств.

4. Проведите инвентаризацию

Приказом нового директора назначьте инвентаризацию запасов, основных средств и расчётов. Комиссия сверяет фактическое наличие с данными учёта и оформляет протоколы и сличительные ведомости. Так новый руководитель фиксирует, с чего он начинает работу.

5. Проверьте финансовое положение

Чтобы понять реальное состояние компании, недостаточно отчётности. Полезно провести независимую проверку по первичным данным:

• выписки всех банков — движение денег за проверяемый период;
• ИС ЭСФ (esf.gov.kz) — выставленные и полученные счета-фактуры;
• кабинет налогоплательщика — отчётность, налоги, лицевые счета;
• учётная база и договоры — расчёты с контрагентами, обязательства;
• открытые реестры — сведения о контрагентах.

По итогам проверки собственник получает ответы на главные вопросы: обоснованы ли расходы, есть ли скрытые долги и обязательства, соответствует ли учёт действительности.

6. Если обнаружены нарушения

Итогом проверки становится акт ревизии финансово-хозяйственной деятельности с установленными обстоятельствами и обоснованным расчётом ущерба. С ним юрист определяет дальнейшие шаги: переговоры, иск о взыскании убытков или обращение в правоохранительные органы.